Aggiornata il 7 ottobre 2026 · Lettura: 8 minuti
Perché un budget per reparto e non un totale
Molti budget alberghieri sono una sola riga: ricavi totali e costi totali, magari divisi per natura come nel bilancio civilistico. Un numero così dice se l'anno è andato bene o male, ma non dice dove e perché.
Con lo schema USALI il budget si costruisce per reparto: camere, ristorazione, altri reparti, poi i costi non distribuiti e infine il GOP. Ogni riga ha una logica propria. I ricavi camere dipendono da occupazione e tariffa media. Il costo del venduto della ristorazione dipende dai coperti. L'energia dipende dai giorni di apertura e dalla stagione.
Il vantaggio pratico è uno: il budget si legge con le stesse regole del consuntivo. Ogni mese confronto le due colonne riga per riga e vedo subito quale reparto si discosta. Lo schema è spiegato nella guida USALI.
Quando prepararlo
Il momento giusto dipende dal calendario della struttura. Il budget va chiuso prima che inizino le decisioni importanti: tariffe, contratti con le agenzie, assunzioni stagionali.
| Tipo di struttura | Quando preparare il budget |
|---|---|
| Struttura stagionale estiva (lago, mare, campeggio) | Tra novembre e febbraio, prima dell'apertura. |
| Struttura di montagna a due stagioni | Due volte: in autunno per la stagione invernale, in primavera per quella estiva. |
| Hotel di città aperto tutto l'anno | Nel quarto trimestre, per l'anno successivo. |
In tutti i casi serve un responsabile: una persona che raccoglie le ipotesi, le discute con la proprietà e firma la versione finale.
Il punto di partenza e i ricavi
Si parte dal consuntivo dell'ultimo anno (o dell'ultima stagione) riclassificato in USALI e diviso per mese. Senza questa base il budget è un'ipotesi senza riferimento. Tutti gli importi si indicano al netto dell'IVA.
I ricavi camere si calcolano con una formula semplice, mese per mese:
Ricavi camere = camere disponibili × giorni di apertura × occupazione × ADR
Se la struttura ha clientele molto diverse (diretto, OTA, tour operator, gruppi), conviene stimare occupazione e ADR per segmento: le tariffe e le commissioni cambiano molto da un canale all'altro.
Un esempio illustrativo per un mese di luglio:
| Voce (esempio illustrativo) | Calcolo | Risultato |
|---|---|---|
| Camere disponibili nel mese | 40 camere × 31 giorni | 1.240 |
| Camere vendute | 1.240 × 72% | 892,8 (circa 893) |
| Ricavi camere, al netto IVA | 892,8 × € 145 | € 129.456 |
| RevPAR | € 129.456 ÷ 1.240 | € 104,40 |
Gli altri ricavi si legano ai volumi. La ristorazione si stima per camera occupata o per coperto (colazioni, mezza pensione, ristorante aperto agli esterni). Spa, parcheggio, attività e ricavi diversi si stimano allo stesso modo, oppure come importo mensile quando non dipendono dalle presenze.
Costi dei reparti, costi non distribuiti e GOP
Per ogni reparto separo i costi in due gruppi:
- Costi variabili: seguono i volumi. Commissioni OTA, lavanderia e prodotti di cortesia per camera occupata; costo del venduto della ristorazione in percentuale sui ricavi del reparto.
- Costi del personale: si stimano dalle ore previste e dalle persone in organico, mese per mese. La 12ª edizione dell'USALI chiede di indicare i dipendenti equivalenti a tempo pieno (FTE) per reparto: pianificare gli FTE nel budget permette poi di confrontarli con il consuntivo.
- Altri costi fissi del reparto: noleggi, abbonamenti, contratti di servizio.
Ricavi del reparto meno costi del reparto danno l'utile del reparto. Poi vengono i costi non distribuiti, stimati mese per mese: amministrazione e generali, vendite e marketing, manutenzione, energia, acqua e rifiuti, sistemi informativi. Per l'energia uso i consumi dell'anno precedente per mese e ci applico le tariffe dei contratti in corso.
Totale degli utili dei reparti meno costi non distribuiti dà il GOP. Il rapporto tra GOP e ricavi totali è il GOP margin. Con i dati del budget si calcolano anche occupazione, ADR, RevPAR, TRevPAR, GOPPAR e CPOR: le formule sono nel calcolatore KPI.
Dal budget al forecast: leggere gli scostamenti
Il budget si approva una volta. Il forecast invece si aggiorna: ogni mese, oppure almeno a metà stagione, con i dati reali dei mesi chiusi e le prenotazioni già acquisite per i mesi successivi. Il budget resta come riferimento; il forecast dice dove si sta andando davvero.
Ogni scostamento si scompone in tre effetti: volume (più o meno camere vendute), prezzo (ADR diverso dal previsto) e costo (spesa diversa da quella attesa per quel volume). Un esempio illustrativo sul reparto camere:
| Voce (esempio illustrativo) | Calcolo | Importo |
|---|---|---|
| Ricavi camere a budget | 900 camere vendute × € 145 | € 130.500 |
| Ricavi camere a consuntivo | 850 camere vendute × € 150 | € 127.500 |
| Scostamento totale ricavi | € 127.500 − € 130.500 | − € 3.000 |
| di cui effetto volume | (850 − 900) × € 145 | − € 7.250 |
| di cui effetto prezzo | (€ 150 − € 145) × 850 | + € 4.250 |
| Costi variabili camere a budget | 900 × € 22 per camera | € 19.800 |
| Costi variabili camere a consuntivo | Dato contabile | € 20.400 |
| di cui effetto volume | (850 − 900) × € 22 | − € 1.100 (minor costo) |
| di cui effetto costo | € 20.400 − (850 × € 22) | + € 1.700 (maggior costo) |
Letto così, il mese dice tre cose: si sono vendute meno camere, a una tariffa un po' più alta, e il costo per camera occupata è salito da € 22 a € 24. Sono tre problemi diversi, con tre responsabili diversi.
Strutture a due stagioni e campeggi
Nelle località di montagna come la Valtellina e le Dolomiti molte strutture hanno una stagione invernale e una estiva, con clientela, tariffe e organico diversi. Conviene trattarle come due budget distinti dentro lo stesso anno:
- ipotesi di occupazione e ADR separate per inverno ed estate;
- personale stagionale pianificato per ciascuna stagione, con le date di assunzione;
- costi dei mesi di chiusura (manutenzione, assicurazioni, personale fisso) indicati a parte, perché pesano sulle due stagioni;
- un GOP per stagione, oltre a quello dell'anno.
Nei campeggi il principio è lo stesso, ma piazzole e unità abitative (bungalow, case mobili, glamping) vanno budgetate come reparti separati: hanno tariffe, durate medie del soggiorno e costi molto diversi. Ne parlo nella guida per i campeggi.
Gli errori più frequenti
- Budget = anno scorso + x%: applicare la stessa percentuale a tutte le righe nasconde le scelte vere (tariffe, canali, organico).
- Nessuna divisione per mese: un totale annuo non si può confrontare con il consuntivo finché l'anno non è chiuso.
- Nessun responsabile: se nessuno firma le ipotesi, nessuno risponde degli scostamenti.
- Nessun confronto mensile: un budget che resta nel cassetto non serve a decidere.
- Importi IVA inclusa mescolati a importi netti: ricavi e costi vanno indicati sempre al netto dell'IVA, come nel conto economico.
Il modello Excel e da dove partire
Il modello gratuito che si scarica da questa pagina segue i passaggi descritti sopra. Il foglio «Istruzioni» spiega come compilarlo. Nel foglio «Ipotesi» si inseriscono camere, giorni di apertura per mese, occupazione, ADR per mese, ricavi di ristorazione per camera occupata, altri ricavi, percentuali di costo dei reparti, costi del personale e costi non distribuiti per mese.
Il foglio «Budget USALI» calcola mese per mese ricavi camere, ristorazione e altri ricavi, costi e utili dei reparti, costi non distribuiti (amministrazione e generali, vendite e marketing, manutenzione, energia, acqua e rifiuti, sistemi informativi), GOP e GOP margin. Il blocco KPI riporta occupazione, ADR, RevPAR, TRevPAR, GOPPAR e CPOR.
Il modello è un punto di partenza. Per collegarlo al consuntivo mensile, ai dati del gestionale e a un forecast aggiornato, il servizio di budget e forecast è descritto nella pagina Servizi. Il primo incontro è gratuito: presso la vostra sede se la struttura è in Lombardia, online su Microsoft Teams nelle altre regioni. Si richiede dalla pagina Contatti.
Fonte: HFTP, Uniform System of Accounts for the Lodging Industry, 12th Revised Edition (usali.hftp.org). Gli esempi numerici sono illustrativi e non si riferiscono a strutture reali.