Gruppi multi-struttura: ripartizione dei costi comuni e rifatturazioni intragruppo

Aggiornata il 7 ottobre 2026 · Lettura: 8 minuti

Perché le strutture di un gruppo non sono confrontabili da sole

In un gruppo con due o più hotel, un campeggio o un ristorante, una parte dei costi sta in una sola società o in una sola struttura, ma serve a tutte. L'amministrazione è in sede, il manutentore gira tra le strutture, il contatore dell'acqua è uno per due edifici.

Il risultato è che una struttura sembra più redditizia solo perché non porta i costi che usa, e l'altra sembra peggiore perché li porta tutti. Senza regole condivise, confrontare il GOP delle strutture o decidere dove investire diventa un esercizio di opinioni. La ripartizione dei costi comuni serve a dare a ogni struttura la sua parte, con criteri scritti e uguali per tutti.

Quali costi sono comuni

• Direzione centrale: direttore di gruppo, revenue manager, controller.
• Amministrazione e contabilità: ufficio amministrativo, paghe, consulenze generali.
• Acquisti e magazzino centralizzati.
• Prenotazioni centrali, vendite e marketing: call center, sito, campagne, fiere.
• Squadra di manutenzione condivisa.
• Lavanderia interna che serve più strutture.
• Utenze su contatori condivisi: energia, acqua, gas.
• Sistemi informativi: licenze del gestionale e della contabilità, rete, assistenza.
• Personale che si sposta tra strutture: governanti, cuochi, addetti al ricevimento in prestito.

I driver di ripartizione

Ogni costo comune si ripartisce con un driver, cioè una misura che spiega quanto ogni struttura usa quel servizio. Il driver giusto è quello più vicino alla causa del costo e che si può misurare senza fatica ogni mese.

Prima di ripartire, conviene attribuire direttamente tutto ciò che si può: se un costo riguarda una sola struttura (la fattura di un tecnico, un cedolino di chi lavora solo lì), va su quella struttura. La ripartizione serve solo per ciò che è davvero comune. Meno costi si ripartiscono, più i numeri di ogni struttura riflettono le scelte di chi la gestisce.

Per i gruppi con hotel e campeggi, le camere disponibili e le unità disponibili non sono equivalenti: in quel caso conviene usare i ricavi o le ore, oppure pesare le unità in modo esplicito.

I principi da rispettare

• Documentare i criteri: un documento breve che dice, per ogni costo comune, quale driver si usa e da dove arriva il dato.
• Applicarli sempre allo stesso modo, mese dopo mese, anche quando il risultato non piace.
• Rivederli una volta l'anno, in fase di budget, se l'organizzazione è cambiata (una nuova struttura, una lavanderia esternalizzata).
• Tenere separata la visione gestionale da quella civilistica: la ripartizione serve a leggere la gestione e non modifica di per sé il bilancio delle società.

Le rifatturazioni intragruppo

Quando i costi comuni sono sostenuti da una società e usati da altre società del gruppo, di solito vengono rifatturati. La ripartizione documentata è la base di calcolo di queste fatture: dice quanto addebitare a ogni società e perché, con dati verificabili.

Il consolidato gestionale

Il consolidato gestionale è la vista del gruppo costruita sui dati di gestione, non il bilancio consolidato civilistico. Si costruisce in due passaggi:

• Stesso schema USALI per ogni struttura, con la stessa mappatura del piano dei conti e gli stessi driver, come descritto nella guida USALI.
• Vista di gruppo che somma le strutture ed elimina le partite intragruppo: il ricavo della società che rifattura e il costo della società che riceve la fattura si annullano, così il gruppo vede solo i costi e i ricavi verso terzi.

È anche il punto in cui emergono le differenze tra le contabilità delle società: piani dei conti diversi, software diversi, costi registrati in mesi diversi. Mappare una volta ogni piano dei conti sullo stesso schema e concordare una data di chiusura mensile risolve gran parte di questi problemi.

Con lo schema comune, le strutture si confrontano con gli stessi indicatori: GOPPAR, GOP margin, costo per camera occupata (CPOR), incidenza del personale sui ricavi e, per i campeggi, ricavo per unità disponibile.

Un esempio: due hotel e € 120.000 di amministrazione centrale

Esempio illustrativo, numeri inventati. Un gruppo ha due hotel. L'hotel A ha 80 camere e € 2.400.000 di ricavi; l'hotel B ha 40 camere e € 3.600.000 di ricavi. L'amministrazione centrale costa € 120.000 l'anno. Prima di questo costo, il GOP di A è € 600.000 e quello di B € 1.080.000.

Il GOP del gruppo non cambia: € 1.560.000 in entrambi i casi. Cambia la lettura delle singole strutture: con il driver camere l'hotel A porta € 32.000 in più di costi e il suo GOP margin scende dal 23,0% al 21,7%. Nessuno dei due criteri è sbagliato. Conta sceglierne uno motivato (qui: l'amministrazione lavora di più per l'hotel più grande o per quello che fattura di più?), scriverlo e mantenerlo.

Da dove partire

Lavoro sulle estrazioni dei software già in uso nelle varie società, anche se diversi tra loro. Il primo passo è un elenco dei costi comuni e dei dati disponibili per ripartirli. Il check-up diagnostico gratuito ha una sezione dedicata ai gruppi; il servizio è descritto nella pagina Servizi. Se il gruppo unisce strutture diverse, come hotel e campeggi, lo schema comune è ciò che le rende confrontabili. Per le strutture sul Lago di Garda c'è una pagina dedicata.

Il primo incontro è gratuito: presso la vostra sede se il gruppo è in Lombardia, online su Microsoft Teams nelle altre regioni. Puoi scrivermi qui.

Fonte: HFTP, Uniform System of Accounts for the Lodging Industry, 12th Revised Edition (usali.hftp.org).